Innsyn og offentlighet

Gjerstad kommune praktiserer meroffentlighetsprinsippet og ser det som svært viktig å kunne gi god informasjon om kommunen sitt arbeid og på den måten kunne bedre kunnskapen om hva kommunen driver med. 

Du har rett til å kreve innsyn i offentlige dokumenter, journaler og lignende registre. Alle saksdokumenter i Gjerstad kommune er offentlige. Unntak skal være hjemlet i lov. Selv om et dokument kan unntas fra offentlighet, skal kommunen vurdere om dokumentet likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis. Dette kalles meroffentlighet.

Et dokument er ikke bare papirbasert informasjon, men i prinsippet all lagret informasjon. Du har likevel bare innsyn i databaser dersom informasjonen kan søkes opp på en enkel måte.

Kriterie/vilkår

Hvis du krever innsyn i saksdokumenter, må kravet gjelde en bestemt sak, eller i rimelig omfang saker av en bestemt art.

Rettledning for bestilling av dokument

Gjerstad kommune har postliste på nett. Postlisten er en liste over inngående, utgående og interne dokumenter. Her finner du overskriften på saken og dokumentet i tillegg til navnet på avsender og mottaker av dokumentet (brevet). Når du har funnet frem til et dokument du vil bestille, kan du kreve innsyn skriftlig eller muntlig. Du kan enkelt sende en innsynsbegjæring til postmottak@gjerstad.kommune.no eller ringe vår post/arkiv-tjeneste på tlf 37 11 97 00.

Forvaltningslovens § 18 1. ledd: (partenes adgang til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter)
"En part har rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter for så vidt ikke annet følger av reglene i denne paragraf eller § 19. Dette gjelder også etter at det er truffet vedtak i saken."

Saksbehandlingstid

Krav om innsyn skal avgjøres så raskt som mulig, dvs vanligvis samme dag, eller innen 1-3 arbeidsdager. Om du ikke har mottatt svar innen 5 arbeidsdager fra kommunen mottok kravet ditt, kan du regne det som et avslag.

Mulighet for klage

Hvis du får avslag på innsynskravet ditt, skal kommunen vise til den lovhjemmelen som er grunnlaget for avslag. Kommunen skal opplyse om mulighet for å klage og klagefristen. Fylkesmannen er klageinstans, men klagen skal sendes til kommunen. Du har også klagerett dersom du ikke har fått svar innen fem arbeidsdager etter at kommunen har mottatt kravet. Klagen skal avgjøres så snart som mulig. I tilknytning til klagebehandlingen, kan Fylkesmannen avgjøre at dokumentet skal gjøres kjent helt eller delvis etter regelen om merinnsyn.

Offentlig journal

Offentlig journal gir grunnlag for å identifisere saker og dokumenter i alle arkivdeler, som saksarkiv, gårdsarkiv, elevsaker, barnehagesaker, personalsaker mm. Offentlighetslovens § 2 sier at "forvaltningens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov".

Offentlige dokumenter produsert i Gjerstad kommune blir automatisk lagt ut på kommunens innsynsmodul på hjemmesiden når de er kvalitetssikret av arkivtjenesten i henhold til vedtatte rutiner.

Vi vil informere om at journalopplysninger knyttet til dokument som arkiveres i kommunens mange fagsystem, ikke er tilgjengelige fra kommunens postliste. Dette gjelder først og fremst arkiv knyttet til personer, slik som f.eks klientarkiv og pasientarkiv i pleie og omsorg, NAV og Familiehuset. Du vil likevel ha rett til innsyn i dine egne opplysninger.

Konfidensielle opplysninger blir skjermet for innsyn.

Kommunen behandler alle innsynskrav i interne dokumenter, og som hovedregel skal du få innsyn i:

  • Saksliste eller saksdokument til kommunestyre eller annet kommunalt folkevalgt organ
  • Dokument til eller fra kommunens kontrollutvalg, klagenemnd eller kommunal revisjon
  • Dokumenter til eller fra kommunens enheter som har selvstendig avgjørelse for saken dokumentet gjelder

Offentlige møte- og utvalgsdokumenter

Offentlige møteinnkallinger og møteprotokoller produsert i Gjerstad kommune blir automatisk lagt ut på kommunens hjemmeside når de er behandlet/godkjent ihht. vedtatte rutiner.

Dette innebærer at vårt publikum og innbyggere kan søke fram alle offentlige møteinnkallinger og møteprotokoller med vedlegg, samt lese saksframlegg, innhold og vedtak.

Referanser

Kontaktinformasjon

Kai Høgbråt
Konsulent / arkivansvarlig, administrasjonsenheten
E-post
Telefon 37 11 97 50
Mobil 928 11 423